از صفر تا صد شرکت در نمایشگاه های خارجی و مدارک مورد نیاز

شرکت در یک نمایشگاه خارجی می تواند راهی عالی برای ایجاد علاقه بین المللی به محصولات شما و توسعه تجارت صادراتی جدید باشد. با این حال، حضور مارکت شما در نمایشگاهی در خارج از کشور، می ‌تواند به مراتب پیچیده ‌تر از مرز و بوم شما باشد. همچنین به دلیل اینکه همه هزینه ها بر مبنای ارز واحد (دلار یا یورو) حساب می شوند، شرکت در یک نمایشگاه‌ داخلی بسیار گران‌ تر از حضور در یک نمایشگاه داخلی است. است. بنابراین اگر قصد دارید تا در نمایشگاهی در خارج از کشور شرکت کنید، یک چک لیست مفید برای برنامه ریزی و مدیریت بهتر برای شما فراهم کرده ایم که مطالعه آن خالی از لطف نیست. 

لیست اقداماتی که باید برای حضور در یک نمایشگاه خارجی انجام دهید؛

6 الی 7 ماه قبل از نمایشگاه

غرفه خود را در نمایشگاه مربوطه رزرو کنید. اگر قبلاً از نمایشگاه بازدید نکرده اید، با صحبت با سایر غرفه داران، انجمن صنفی خود و همچنین مکاتبه با ستاد برگزاری نمایشگاه در کشور مقصد، اطلاعات کاملی را راجع به شرایط غرفه ها و هزینه اجاره آن ها به دست آورید. بررسی کنید که آیا بیزنس مشابهی با مارکت شما در آن نمایشگاه شرکت می کند و اگر شرکت می کند تا چه حد رقیب شما قدر است و چه تمهیداتی را باید برای پیروز شدن در مقابل آن بیندیشید.
برای اجاره بهترین فضای ممکن، تمام تلاش خود را بکنید اما در عین حال واقع بین هم باشید. چرا که به عنوان یک غرفه دار جدید در یک نمایشگاه بین المللی بزرگ و معتبر، بعید است که مکان های انتخابی تان را به شما اجاره بدهند. ضمنا راجع به بودجه مورد نیاز برای هزینه های غرفه، با یک شرکت متخصص در این زمینه مشورت کنید.

4 الی 5 ماه قبل از نمایشگاه

به پروازها و هتل هایی که در تایم نمایشگاه نیاز دارید فکر کنید. دقیقه نودی عمل نکنید و خیلی زود به فکر رزرو باشید؛ چرا که ظرفیت‌ هتل هایی که در شهر نمایشگاه هستند، به‌ سرعت پر می شوند و همچنین قیمت‌ ها معمولاً در مقایسه با زمان های عادی دو برابر می ‌شود. هر جا که ممکن است از سایر غرفه‌داران، انجمن تجاری خود یا نماینده نمایشگاه مشورت بگیرید. ستاد برگزاری نمایشگاه ممکن است راه های میانبری را برای رزرو هتل و پرواز بلد باشد و به شما در این زمینه کمک کند.
نکته: گزینه ‌های دیگری مانند اجاره آپارتمان را بررسی کنید. چرا که در اغلب موارد، آپارتمان ها قیمت مناسب تر، امکانات رفاهی بهتر و البته ظرفیت بیشتری دارند. بنابراین در کل می توانند ارزان ‌تر از هتل ‌ها باشند (مخصوصاً اگر قصد دارید چند کارمند را با خود همراه کنید)

12 الی 16 هفته قبل از نمایشگاه

یک کپی از کتابچه راهنمای غرفه داران را تهیه کنید و آن را بخوانید! بسیاری از رویه ‌ها و شیوه‌ ها در نمایشگاه‌ های تجاری خارج از کشور با رویداد های داخلی متفاوت است و ممکن است به هنگام مواجهه با آن ها، نتوانید آن ها را به درستی مدیریت کنید.
چک لیست خود را از ستاد برگزاری نمایشگاه تهیه کنید در این چک لیست سفارش اقلامی مانند سفارش روشنایی، برق، مبلمان و غیره نیز لحاظ شده است. تهیه کنید. بسیاری از برگزار کنندگان، قیمت اجاره مبلمان و سایر خدمات را افزایش در لحظات آخر افزایش می دهند.

بازاریابی

برنامه ریزی فعالیت های بازاریابی خود را برای پررنگ تر کردن حضور خود در نمایشگاه آغاز کنید. یک کپی از کاتالوگ بازاریابی ستاد برگزاری نمایشگاه را دریافت کنید؛ آن ها معمولاً طیف وسیعی از گزینه ها را برای تبلیغ محصولات و خدمات شما ارائه می دهند، اگرچه ممکن است گران باشند. تقریبا هر محتوا باید 8 تا 10 هفته قبل از نمایشگاه ارسال شود. دفترچه راهنمای غرفه‌دار را برای مهلت‌ ارسال کاتالوگ بررسی کنید و از تمام گزینه ‌های بازاریابی رایگان یا اجباری حداکثر استفاده را ببرید.
ممکن است بخواهید کاتالوگ را با ادبیات تخصصی تهیه کنید و در صورت لزوم به زبان کشور مقصد ترجمه کنید. اگر این کار را انجام می دهید، ترجیحاً یک مترجم حرفه ای با تجربه در سبک های خاص ترجمه مانند مواد بازاریابی و ترجمه های فنی استفاده کنید. برای صرفه جویی در هزینه ها، متون را مبهم و کوتاه نکنید؛ یک ترجمه غیرحرفه ای حاوی اشتباهات املایی و دستور زبان، تصور بدی را در ذهن مخاطبان ایجاد می کند.

محصولات و تحقیقات بازار

اگر قبلاً تجربه حضور در نمایشگاه های خارجی را نداشته ‌اید، تصمیم بگیرید که چه محصولاتی را می‌خواهید به نمایش بگذارید. به عنوان یک قاعده، اکثر شرکت ‌ها غرفه‌ های کوچک‌ تری را در نمایشگاه ‌های خارج از کشور نسبت به نمایشگاه‌ های داخلی تصاحب می کنند؛ بنابراین باید تصمیم بگیرید که کدام یک از محصولات خود را می خواهید به نمایش بگذارید.
اگر قبلاً تحقیقات بازار خود را انجام نداده اید، اکنون زمان آن فرا رسیده که نیاز های جامعه هدف خود را بررسی کنید. انجام این کار به شما به شما امکان می دهد تصمیم بگیرید که کدام محصولات در کشور مقصد خواهان بیشتری دارند و بیشتر به فروش می رسند.

8 الی 12 هفته قبل از نمایشگاه

شروع به برنامه ریزی برای نحوه چیدمان غرفه خود، مبلمان و صندلی ها، روشنایی، برق و سایر امکانات (آب، زهکشی، بنرهای سقفی) و غیذه کنید. این موارد را می توانید از آژانس های معتبر در خارج از کشور اجاره کنید. عرض و ارتفاع واقعی هر پانل دیواری را بررسی کنید تا برای نصب قفسه بندی ها، تابلو ها و شلف های دیواری دچار مشکل نشوید.

8 هفته قبل از نمایشگاه

به گزینه های مختلفی برای حمل و نقل نمونه های محصول، المان های طراحی، مبلمان و سایر تجهیزات خود به نمایشگاه (و برگشت آن) فکر کنید. اگر قصد دارید تا وسایل مورد نیاز را از کشور مبدا با خود ببرید، فراموش نکنید که زمان حمل و نقل آن ها با در نظر گرفتن زمان ترخیص کالا از گمرک در کشور مقصد و رساندن شان به نمایشگاه می ‌تواند نسبتاً طولانی باشد. حمل و نقل دریایی به مقاصد دور 4 تا 6 هفته طول می کشد. حمل و نقل هوایی اما سریع تر و البته گرانتر است.
ساده ترین راه حل، استخدام یک باربری متخصص است که کالاها را از انبار، مستقیماً به غرفه نمایشگاه منتقل می کند و تمام تشریفات بین راه را انجام می دهد. ممکن است برای شما گران تمام شود، اما این قیمت شامل تمام هزینه ‌های تحویل مستقیم به غرفه شما در نمایشگاه، از جمله هزینه‌ های تحمیلی توسط ستاد برگزاری نمایشگاه و استفاده از تجهیزات تخصصی در صورت لزوم می‌شود.
نکته: یک فورواردر متخصص همچنین می‌تواند بهترین راه را برای ترخیص کالا از گمرک توصیه کند.
نکته: بررسی کنید که آیا قیمت تمام شده از سوی فورواردر شامل تمام هزینه ‌های تحویل به غرفه نمایشگاهی می ‌شود و آیا شرکت حمل ‌و نقل کلیه مجوزهای لازم برای ورود به محوطه نمایشگاه را در حین بار ‌اندازی دارد یا خیر. بسیاری از شرکت های حمل و نقل استاندارد (مخصوصاً حمل کنندگان بسته کوچک) با قوانین و رویه های مربوط به نمایشگاه ها آشنا نیستند و ممکن است نتوانند کالا را به غرفه تحویل دهند و آن ها را در انبار گمرک رها کنند!

6 الی 8 هفته قبل

بررسی کنید که آیا تمام تجهیزات لازم (مبلمان، روشنایی، مجوز ورود به نمایشگاه، مجوز راه اندازی و مجوز استفاده از پارکینگ) را سفارش داده اید یا خیر.
برای برخی از نمایشگاه های خارج از کشور (کشور هایی که انگلیسی به طور گسترده صحبت نمی شود) ممکن است استفاده از مترجم مفید (یا ضروری) باشد. هزینه های مترجمان همزمان بسیار متفاوت است و مترجم های خوب اغلب از قبل رزرو می شوند. به هر حال فراموش نکنید که داشتن یک مترجم خوب اولین نقطه تماس شما با مشتری خواهد بود و می تواند در ایجاد اولین حرکت مثبت و سازنده، بسیار مهم و تاثیرگذار باشد. برای استخدام یک فرد خوب که دارای مهارت های ارتباطی بین فردی و عمومی و همچنین توانایی های زبانی باشد، ارزش دارد که مبلغ زیادی را هزینه کنید.

3 تا 6 هفته قبل

برای دعوت مشتریان فعلی یا بالقوه خود در خارج از کشور، ایمیلی ارسال کنید و آن ها را از حضور خود در  نمایشگاه پیش رو مطلع سازید. شخصاً به 10 یا 20 هدف برتر خود ایمیل بزنید و یا با یک تماس تلفنی پیگیری کنید.

2 الی 3 هفته قبل

به صرافی بروید و ارز مورد نیاز خود را چنج کنید.
بررسی کنید که آیا نیاز به پرداخت نقدی به مترجمان دارید یا خیر.
اطمینان حاصل کنید که مجوز غرفه‌ داری برای همه کارکنان، به ‌علاوه مجوزهای پارکینگ را اخذ کرده اید.

1 هفته قبل

برای فیکس کردن قرار ملاقات ها، آخرین ایمیل را برای مشتریان ارسال کنید.
با فورواردر در تماس باشید و اطمینان حاصل کنید که کالاها در حال حمل هستند و سالم و به موقع به مقصد می رسند.
با مسئول ستاد برگزاری درباره زمان ‌ها و ساعات کار نمایشگاه صحبت کنید؛ برخی از سازمان ‌دهندگان به شما اجازه می‌دهند در صورت لزوم، در طول شب هم کار کنید. و برخی دیگر  هم ممکن است قوانین سختی را برای تکمیل غرفه، تنظیم المان ها، حذف ابزار، تجهیزات و سایر موراد تعیین کنند.

مدارک مورد نیاز برای سفر پرسنل

ترتیبات سفر را برای همه کارکنان شرکت کننده در نمایشگاه بررسی و تأیید کنید. اطمینان حاصل کنید که همه پاسپورت ها معتبر و جاری هستند. بررسی کنید که آیا ویزا برای ورود به کشور لازم است یا خیر و فراموش نکنید که با دارندگان پاسپورت غیر اتحادیه اروپا ممکن است رفتار متفاوتی شود!
مستندات لازم را آماده کنید. اگر شک دارید یک کپی از اسناد خود را برای ستاد برگزاری نمایشگاه ارسال کنید تا آن ها کم و کاست مدارک را به شما بگویند و یا اینکه به شما اطمینان بدهند که همه چیز درست است.
اطلاعات تماس
آدرس: تـــهران ، خیــابــان مــــــطهری ، خیـابان اورامـــــــــان پـــلـاک 35 واحد 1
 تلفن تماس: 02188862927
 شماره همراه: 09123951601
 فکس: 02188314649
 پست الکترونیک: info@afandak.net
تمامی حقوق مادی و معنوی این وب سایت متعلق به گروه معماری آفنداک می باشد .
طراحی سایت و سئو : ایران طراح