آداب و رفتار شرکت در نمایشگاه ها

زمانی که برای اجاره یک غرفه در نمایشگاه برنامه ریزی می کنید، آموزش کارکنانی که بتوانند در طول این مدت غرفه را مدیریت کنند، بسیار مهم است. متأسفانه برای اکثر غرفه داران نمایشگاه های تجاری، آموزش کارکنان به نفع سایر مسائل به ظاهر مبرم تر مانند برنامه ریزی غرفه، طراحی، ساخت و ساز و غرفه سازی و تدارکات نادیده گرفته می شود.

در حالی که غرفه به خودی خود در جذب مشتریان و مشتریان بالقوه مهم است، حضور و رفتار کارکنان شما می تواند باعث ایجاد فرصت های جدید یا شکست کسب و کارتان شود.

برخی از کارکنان و مدیران مجرب که در غرفه ‌های نمایشگاهی شرکت می‌کنند، به توانایی خود برای شناسایی و درگیر کردن مشتریان بالقوه افتخار می‌کنند؛ چرا که در این زمینه آموزش کافی دیده اند. با این حال فراموش نکنید که متمرکز ماندن بر درآمد یا جذب مشتریان عمده، اغلب می تواند به برند آسیب برساند و به فرصت های از دست رفته منجر شود. گاهی اوقات اجتماع مشتریان خرد می تواند همان چیزی باشد که دقیقا به آن نیاز دارید.

بنابراین باید از برنامه ریزان رویدادها بخواهید تا در مدیریت تدارکات نمایشگاه های تجاری کمک کنند. هنگامی که برنامه ریزان رویدادهای بزرگ در مرحله برنامه ریزی شرکت می کنند، فرصت منحصر به فردی برای افزایش بازگشت سرمایه شرکت با به اشتراک گذاشتن قوانین و نکات آداب معاشرت کارکنان نمایشگاه تجاری دارند. این نکات شامل موارد زیر هستند:

آموزش زبان بدن

شرکت کنندگان به دنبال دلیلی برای صرف وقت در غرفه شما به کارکنان نمایشگاه نگاه می کنند. پس از اینکه در ابتدا توسط خود غرفه یا برند جذب شدند، کارکنان شما دلیل ماندن یا رفتن آن ها هستند. نکات زبان بدن که در زیر آورده شده است، به انتقال یک رفتار حرفه ای کمک می کند:

• بایستید و در مقابل غرفه به شرکت کنندگان سلام کنید.

• در صورت نیاز به صندلی، از صندلی های بلندی استفاده کنید که در سطح چشم شخص ایستاده تماس ایجاد کند.

• لبخند بزنید و از هر جهت با شرکت کنندگان تماس چشمی برقرار کنید.

• با شرکت کنندگان نمایشگاه صحبت کنید، نه با همکاران تان!

• فقط در صورتی بنشینید که پیش از آن مشتری را نیز دعوت به نشستن کرده اید.

• دست ها یا پاها را روی هم نگذارید؛

• دست هایتان را داخل جیب خود نبرید.

• از بی قراری و تکیه دادن به دیوارهای غرفه و مبلمان خودداری کنید.

• مراقب افراد دیگر در غرفه و نزدیک فضای خود باشید.

• وارد فضای غرفه دار دیگری نشوید.

• مشتاق، با اعتماد به نفس و مؤدب باشید.

• از شرکت کنندگان برای وقت گذراندن در غرفه شما هنگام ورود و خروج تشکر کنید.

راهنمای شرکت در نمایشگاه ها برای شرکت ها

اگرچه ساده است، اما این نکات اولیه زبان بدن، فضایی حرفه‌ای و قابل دسترسی را ارائه می‌دهد که مشتریان بالقوه را تشویق می‌کند تا از غرفه شما بازدید کنند و در آن بمانند.

نقش کارکنان و مدیر فروش

نکات زیر را در مورد نقش کارکنان مد‌نظر داشته باشید:

هر قسمت توسط فرد خاصی اداره شود؛

کارکنان غرفه نمایشگاه تجاری باید یک منطقه خاص از نمایشگاه را برای پوشش دادن اختصاص دهند و باید تخصص لازم را برای انتقال اطلاعات مهم شرکت به شرکت کنندگان داشته باشند. برخی از شرکت‌ ها حتی یک متن خوشامدگویی را از قبل تنظیم می کنند و به کارکنان ارائه می‌دهند؛ بنابراین هر یک از اعضای تیم آماده ارائه پیامی ثابت و مؤثر به شرکت‌کنندگان است.

هیچ گاه غرفه خالی نباشد و یک نفر متخصص برای پاسخگویی به سوالات حضور داشته باشد؛

فراتر از ایفای نقش مدیر فروش، نمایندگان شرکت در غرفه نمایشگاهی باید آماده پاسخگویی به سؤالات اساسی باشند یا بدانند از کجا اطلاعات بیشتری کسب کنند. همچنین غرفه باید همیشه توسط حداقل یک نفر که آن تخصص یا اختیار را دارد مدیریت شود و آن شخص باید همیشه در دسترس کارکنان پشتیبانی و شرکت کنندگان باشد.

سریع و البته با رعایت اصول، با مشتریان ارتباط بگیرید؛

مردم به دلایلی در نمایشگاه های تجاری شرکت می کنند، بنابراین برای کارکنان غرفه مهم است که به سرعت خود را معرفی کنند و به سرعت از شرکت کنندگان سؤال بپرسند تا بدانند آیا می توانند به هر نحوی به آن ها کمک کنند یا خیر. اینجاست که یک متن خوشامدگویی یا معرفی می تواند مفید باشد، اما چنین متنی تنها در صورتی مؤثر است که کارکنان غرفه از آن برای تعامل با شرکت کنندگان استفاده کنند.

اطلاعات کاملی از شرح رویکرد بیزنس تان داشته باشید؛

اکثر افرادی که در یک نمایشگاه شرکت می کنند دلایل مرتبطی برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد محصولات و خدمات شما دارند، بنابراین مطمئن شوید که کارکنان شما یک نمای کلی از رویکرد بیزنس تان را به آن ها ارائه می دهند و مهارت های لازم برای ادامه گفتگو و درگیر کردن مشتریان بالقوه را دارند. کارکنان باید برای ایجاد ارتباط با شرکت کنندگان و تعیین نیازها، آماده پرسیدن سؤالات باز باشند.

حریمی اختصاصی را برای صرف خوراکی در نظر بگیرید؛

یکی از رایج ترین موارد نقض آداب غرفه نمایشگاهی زمانی رخ می دهد که غذا و نوشیدنی برای مصرف شخصی کارکنان در غرفه نگهداری می شود. ساعات برگزاری نمایشگاه تجاری معمولا طولانی است. مطمئناً کارکنان شما باید به تنقلات و آب دسترسی داشته باشند. اما آن تنقلات و نوشیدنی ها نباید در غرفه مصرف شوند یا برای شرکت کنندگان در نمایشگاه تجاری قابل مشاهده باشند.

به راحتی می توان دستمال، بسته بندی، بطری های پلاستیکی و سایر مواردی را که بخشی از غرفه نیستند، تشخیص داد. ممکن است ابتدایی به نظر برسد، اما یادآوری به کارکنان غرفه برای اجتناب از خوردن، نوشیدن و جویدن آدامس در داخل غرفه می‌تواند تفاوت بین حرفه ای به نظر رسیدن یا ظاهری شبیه به افراد بی ملاحظه داشتن را شامل شود.

تامین نیروی کافی

مدیران باید پرسنل کافی داخل غرفه خود داشته باشند تا افراد زیادی برای پاسخگویی به سوالت مراجعه کنندگان وجود داشته باشد. ضمنا در تایم های استراحت و ناهار این افراد باید به صورت شیفتی جای خود را عوض کنند تا غرفه خالی نماند.

نمایش تایم حضور در نمایشگاه به وسیله تابلوی های LED

همچنین برجسته کردن ساعات نمایش و اطمینان از اینکه نمایندگی شرکت تا پایان ساعات برنامه ریزی شده در غرفه باقی می ماند بسیار مهم است. جالب است بدانید غرفه هایی که کارکنان آن 15، 30، حتی 45 دقیقه قبل از پایان نمایشگاه ناپدید می شوند، فرصت تعامل با مشتریان احتمالی را از دست می دهند و تصویری غیرحرفه ای از بیزنس خود ارائه می دهند.

متحد الشکل باشید

لباس چیزی است که از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است. لباس های مارک دار یا یونیفرم های یکسان را به کارکنان خود برای پوشش در نمایشگاه ارائه دهید.

لباس حرفه ای و یکنواخت به تقویت تم های غرفه نمایشگاه کمک می کند و همچنین باید به عنوان احترامی برای سازمان دهندگان و شرکت کنندگان در نمایشگاه تلقی شود. کد لباس همچنین باید به راحتی کارکنان غرفه را از شرکت کنندگان متمایز کند و شامل برچسب نام باشد.

راه اندازی و نگهداری غرفه

مدیران رویداد معمولاً کارکنان غرفه نمایشگاه را هدایت می‌کنند تا جعبه ‌ها و لوازم غیرجذاب را در مکان ‌های مخفی مانند پشت دیوار نمایشگاه، زیر یک میز کاملاً لبه دار یا در مکانی خارج از منطقه نمایشگاه که در آن لوازم اضافی ذخیره می ‌شود، تعبیه کنند. مهم است که فضای غرفه همیشه تمیز باشد و از آن به خوبی نگهداری شود (از جمله کف) و زباله ها نباید در هیچ جایی در دیدرس عموم قرار گیرند. آداب نمایشگاه های تجاری از کارکنان غرفه می خواهد که در طول روز به این قانون توجه داشته باشند.

امیدواریم که این مطلب مورد توجه شما غرفه دار گرامی قرار گرفته باشد.